Коротко
- Онбординг — це процес введення новачка в роботу. Самого терміна в законодавстві немає, але існує обов'язковий юридичний мінімум: 9 пунктів інформування за ст. 29 КЗпП до початку роботи.
- Оформлення: допускати людину до роботи можна лише після укладення трудового договору, видачі наказу та направлення повідомлення до ДПС (ст. 24 КЗпП, постанова КМУ № 413).
- Охорона праці: інструктаж під час прийняття на роботу є обов'язковим і проводиться за рахунок роботодавця (ст. 18 Закону № 2694-XII).
- Випробувальний строк: стандартно становить до 3 місяців (до 6 місяців — за погодженням із профспілкою, для робітників — до 1 місяця). Під час воєнного стану випробування можна встановлювати для будь-якої категорії працівників (Закон № 2136-IX).
- На сторінці: покроковий чек-лист онбордингу та окремі правила для дистанційних працівників.
Що таке онбординг і чого вимагає закон
Онбординг — це організоване введення нового працівника в роботу: оформлення, знайомство з умовами праці, робочим місцем, командою, а також навчання та супровід до завершення випробувального строку. Термін прийшов із HR-практики. Нормативного визначення в українському законодавстві немає, як і формального обов'язку роботодавця «адаптувати персонал».
Водночас ключова частина онбордингу — це не добра воля, а вимоги закону. Кодекс законів про працю України (КЗпП) та Закон «Про охорону праці» № 2694-XII зобов'язують роботодавця виконати три обов'язкові кроки до першого робочого дня або безпосередньо в перший день:
Оформити працівника та повідомити ДПС до початку роботи (ст. 24 КЗпП).
Поінформувати про умови праці за 9 обов'язковими пунктами (ст. 29 КЗпП).
Провести інструктаж з охорони праці за свій рахунок (ст. 18 Закону «Про охорону праці»).
Усе інше — призначення наставника, надсилання вітального листа, розробка плану навчання — компанія вибудовує на власний розсуд. Орієнтуйте процес на обов'язковий мінімум: це допоможе одночасно закрити і правові ризики, і завдання з адаптації людини.
Запити на кшталт «онбординг у застосунку», «онбординг на сайті» чи «онбординг у банку» стосуються дизайну продуктів та верифікації клієнтів. У цій статті йдеться виключно про адаптацію нових працівників.
До першого робочого дня: оформлення та повідомлення ДПС
Стаття 24 КЗпП прямо забороняє допускати працівника до роботи без трьох послідовних кроків:
Укладеного трудового договору.
Виданого наказу чи розпорядження роботодавця.
Повідомлення податкового органу про прийняття на роботу.
Тому «перший день на пробу» без офіційного документального оформлення є прямим порушенням законодавства, а не м'яким стартом онбордингу.
Порядок повідомлення ДПС регулює постанова Кабміну № 413 від 17.06.2015 (зі змінами):
Строк: строго до початку фактичної роботи працівника.
Куди подавати: до територіального органу ДПС за місцем обліку платника єдиного внеску.
Як подавати: за формою додатка 1, в електронному вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Якщо оформлення здійснюється через ЄІАС «Обрій», повідомлення передається автоматично. За відсутності технічної можливості — у паперовій формі з електронною копією.
Форма договору. За ст. 24 КЗпП трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі (а для окремих категорій — обов'язково письмово). Під час воєнного стану ст. 2 Закону № 2136-IX дозволяє сторонам визначати форму договору за взаємною згодою. Проте письмовий договір є більш зручним для онбордингу, оскільки чітко фіксує умови, з якими ви знайомите новачка.
Інформування за ст. 29 КЗпП: 9 обов'язкових пунктів
Стаття 29 КЗпП зобов'язує роботодавця до початку роботи поінформувати працівника у узгоджений спосіб про такі параметри:
| № | Про що поінформувати | Як це закрити в онбордингу |
|---|---|---|
| 1 | Місце роботи, трудову функцію та дату початку роботи | Надіслати лист-запрошення (Job Offer) із зазначенням адреси, посади й дати виходу |
| 2 | Робоче місце та засоби, необхідні для роботи | Підготувати робоче місце, техніку та доступи до першого робочого дня |
| 3 | Права, обов'язки та умови праці | Ознайомити з посадовою інструкцією під особистий підпис |
| 4 | Наявність шкідливих і небезпечних виробничих факторів | Поінформувати під підпис (якщо такі фактори наявні на робочому місці) |
| 5 | Правила внутрішнього трудового розпорядку, режим роботи, колективний договір | Ознайомити з документами, надати графік роботи та контакти керівника |
| 6 | Інструктаж з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони | Провести вступний інструктаж у перший день із внесенням запису до журналу |
| 7 | Організацію професійного навчання | Надати план навчання на строк випробування |
| 8 | Тривалість відпустки, умови та розмір оплати праці | Пояснити структуру зарплати, дати виплат та порядок надання відпусток |
| 9 | Строки попередження про припинення трудового договору | Включити відповідний пункт до договору та пам'ятки новачка |
Цей перелік — готовий скелет для першого тижня онбордингу. Обов'язково зберігайте підтвердження ознайомлення з кожним пунктом: фізичний підпис, електронний підпис (КЕП) або письмову відповідь працівника електронною поштою.
Інструктаж з охорони праці в перший день
Згідно зі ст. 18 Закону «Про охорону праці» № 2694-XII, працівники під час прийняття на роботу та в процесі ВІДПОВІДНОЇ діяльності проходять за рахунок роботодавця інструктаж, навчання з питань охорони праці, надання першої домедичної допомоги потерпілим від нещасних випадків і правил поведінки в разі аварії.
Для онбордингу це означає: інструктаж є обов'язковим у перший день для будь-якої посади, у тому числі для офісних працівників, а не лише для виробничого персоналу. Витрати на його проведення не можна перекладати на новачка чи утримувати з його заробітної плати.
Онбординг і строк випробування
Закон не встановлює тривалості самого онбордингу, але визначає часові рамки перевірки відповідності працівника — строк випробування. Логічно планувати програму онбордингу так, щоб до завершення цього строку ви мали достатньо даних для прийняття підсумкового рішення.
| Категорія | Максимальний строк випробування | Підстава |
|---|---|---|
| Загальне правило | до 3 місяців | ст. 27 КЗпП |
| Окремі випадки, за погодженням із профспілкою | до 6 місяців | ст. 27 КЗпП |
| Робітники | до 1 місяця | ст. 27 КЗпП |
| Воєнний стан: військовозобов'язані на критично важливих підприємствах у сфері ОПК | не більше 45 календарних днів | ч. 3 ст. 2 Закону № 2136-IX |
Як оформити
Умова про випробування встановлюється за угодою сторін та обов'язково застерігається в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу (ст. 26 КЗпП). Якщо такої умови в наказі немає, вважається, що працівника прийнято без випробування. У період випробування на новачка повною мірою поширюється все трудове законодавство (оплата праці, відпустки, охорона праці тощо).
Дні відсутності
До строку випробування не зараховуються дні, коли працівник фактично не працював, незалежно від причин (ст. 27 КЗпП). Перебування на лікарняному чи у відпустці без збереження заробітної плати зміщує кінцеву дату випробування — враховуйте це та перераховуйте графік онбордингу.
Результат випробування
Якщо працівник не відповідає займаній посаді, роботодавець має право розірвати трудовий договір протягом строку випробування, письмово попередивши про це працівника за три дні (ст. 28 КЗпП). Якщо строк випробування закінчився, а працівник продовжує працювати, він вважається таким, що витримав випробування.
Підсумкову зустріч за результатами онбордингу слід проводити за кілька днів до завершення випробувального строку, а не після його закінчення.
Кому випробування не встановлюють та нюанси воєнного стану
У звичайних умовах ст. 26 КЗпП забороняє встановлювати випробування для окремих категорій (особи до 18 років; молоді спеціалісти; вагітні жінки; одинокі матері з дітьми до 14 років; ВПО; особи, з якими укладається строковий договір до 12 місяців тощо).
Під час воєнного стану діє спеціальна норма: згідно із ч. 2 ст. 2 Закону № 2136-IX, умова про випробування може встановлюватися для будь-якої категорії працівників. Отже, обмеження ст. 26 КЗпП на цей період не застосовуються.
Нюанс стосовно ВПО: внутрішньо переміщених осіб було додано до захищеного переліку ст. 26 КЗпП Законом № 4170-IX вже під час дії воєнного стану. Офіційних роз'яснень щодо співвідношення цих норм немає, тому в разі встановлення випробування для ВПО варто оцінити потенційні юридичні ризики.
Онбординг дистанційного працівника
Для договору про дистанційну роботу ч. 2 ст. 29 КЗпП дозволяє скоротити обов'язковий перелік інформування до пунктів 1, 3, 5, 7–9 (місце роботи, функції, права й умови, режим, навчання, відпустка, оплата та строки попередження про звільнення). Додатково роботодавець за потреби надає рекомендації щодо роботи з обладнанням та засобами захисту.
Інформування можна провести у формі дистанційного інструктажу, а ознайомлення з документами — через засоби електронного зв'язку з використанням КЕП.
Для віддаленого онбордингу:
Заплануйте відеозустріч-інструктаж та підготуйте пакет документів під електронний підпис до першого робочого дня.
Відправте необхідну техніку та обладнання заздалегідь.
Вакансії HR на Injobe
На Injobe в категорії «Пошук персоналу, HR» відкрита вакансія «HR-менеджер/HR Lead» від компанії IDMedia із зарплатою 555–888 $. Якщо шукаєте людину, яка вибудує онбординг у вашій компанії, розмістіть вакансію в цій категорії або перегляньте усі вакансії.
Чек-лист онбордингу для роботодавця
До першого дня
- Погодити умови праці та наявність і тривалість строку випробування (ст. 26–27 КЗпП).
- Укласти трудовий договір і видати наказ про прийняття (із зазначенням випробування).
- Подати повідомлення до ДПС за формою додатка 1 до постанови № 413 (до початку роботи).
- Надіслати працівнику інформацію за ст. 29 КЗпП (Job Offer, умови, режим, оплата).
- Підготувати робоче місце, техніку й доступи (або відправити обладнання дистанційному працівнику).
Перший день
- Провести вступний інструктаж з охорони праці та зафіксувати його в журналі.
- Ознайомити під підпис із посадовою інструкцією, правилами внутрішнього розпорядку та колективним договором.
- Поінформувати під підпис про шкідливі виробничі фактори (за наявності).
- Представити новачка керівнику та команді, закріпити наставника.
Протягом строку випробування
- Запустити та контролювати план професійного навчання (п. 7 ст. 29 КЗпП).
- Проводити регулярні 1-on-1 зустрічі й фіксувати прогрес.
- Відстежувати дні фактичної відсутності та корегувати кінцеву дату випробування (ст. 27 КЗпП).
До закінчення строку випробування
- Провести підсумкову зустріч із прийманням рішення.
- Якщо не відповідає посаді: письмово попередити за 3 дні до звільнення (у межах строку).
- Якщо відповідає посаді: додаткові накази не потрібні — працівник вважається таким, що успішно пройшов випробування.
