Коротко
- Прямої норми, яка зобов’язує підприємство мати штатний розпис, немає з 28 серпня 2025 року: разом із Господарським кодексом (№ 436-IV) втратила чинність ч. 3 ст. 64.
- Держпраці й Мінекономіки у серпні 2025 року дали протилежні відповіді щодо обов’язковості документа. Для бюджетних установ обов’язок залишився: штатний розпис затверджує керівник установи вищого рівня одночасно з кошторисом (п. 32 і п. 37 Порядку № 228).
- Затверджена форма — «Штатний розпис на ___ рік» з наказу Мінфіну № 57; для госпрозрахункових підприємств форма є довільною. Для державних і комунальних дитсадків із 1 вересня 2025 року діють нові типові нормативи (наказ МОН № 844), а скасований наказ № 1055 більше не застосовують.
Що таке штатний розпис
Штатний розпис — це документ, що встановлює для підприємства, установи чи організації структуру, штати й посадові оклади працівників (визначення з листа Мінсоцполітики від 22.03.2012 № 42/06/186-12).
«Розпис» чи «розклад». Нормативна назва — штатний розпис: саме так документ називають форма з наказу Мінфіну № 57, Порядок № 228, Перелік № 578/5 та лист № 42/06/186-12. Термін «штатний розклад» у цих актах не вживається.
Що змінилося з 28 серпня 2025 року
До 28 серпня 2025 року документ згадувала ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу (№ 436-IV):
«Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис».
Кодекс втратив чинність на підставі Закону від 09.01.2025 № 4196-IX. Норму про штатний розпис новий закон не переніс, а Кодекс законів про працю (КЗпП) та Закон «Про оплату праці» такої вимоги не містять.
Державні органи відреагували на цю правову прогалину по-різному (з різницею у 12 днів):
Держпраці (лист від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а): прямої вимоги про штатний розпис у трудовому законодавстві немає, однак «вважаємо за доцільне наявність у роботодавця штатного розпису».
Мінекономіки (лист від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09): «затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим» — із посиланням на Правила організації діловодства (наказ Мін’юсту № 1000/5) та інші акти, де документ згадується.
Тексти обох листів на порталі Верховної Ради не опубліковані — вони відомі з публікацій у профільних виданнях. Зверніть увагу: лист має характер роз’яснення і не є нормативно-правовим актом.
Хто зобов’язаний мати штатний розпис
| Роботодавець | Чи обов’язково | Підстава |
|---|---|---|
| Бюджетна установа | Так | п. 32 і п. 37 Порядку № 228 |
| Державний або комунальний заклад дошкільної освіти | Кількість посад — за типовими штатними нормативами | п. 1 Типових штатних нормативів, наказ МОН № 844 |
| Заклад загальної середньої освіти | Кількість посад — за типовими штатними нормативами (крім шкіл-інтернатів, санаторних шкіл, шкіл соціальної реабілітації, вечірніх і спеціальних шкіл) | п. 1 Типових штатних нормативів, наказ МОН № 1205 |
| Підприємство, установа, організація | Прямої норми немає з 28.08.2025 | ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу втратила чинність |
| ФОП з найманими працівниками | Прямої норми немає | лист Мінсоцполітики від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133 |
Бюджетні установи
Порядок, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 № 228, вимагає: штатні розписи затверджує керівник установи вищого рівня (п. 32; винятки — п. 33 і п. 35) одночасно з кошторисом (абз. 2 п. 37).
ФОП і приватні компанії
Трудове законодавство не зобов’язує ФОП мати штатний розпис — це підтверджує і позиція Мінсоцполітики (лист від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133). Раніше міністерство дотримувалося протилежної думки: лист від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06 називав документ обов’язковим для всіх суб’єктів господарювання. Тексту листа 2019 року на порталі Верховної Ради немає — він відомий із вторинних джерел.
Для підприємств, установ і організацій прямої норми немає з 28 серпня 2025 року, тому рішення про ведення розпису ухвалює роботодавець. Проте практичний сенс документа зберігається: без нього складніше обґрунтувати скорочення посади у разі звільнення працівника за п. 1 ст. 40 КЗпП.
Форма і зразок штатного розпису
Затверджена форма існує лише для бюджетних установ. Наказ Мінфіну від 28.01.2002 № 57 затвердив форми «Штатний розпис на ___ рік» і «Типовий штатний розпис на ___ рік».
Гриф затвердження:
Затверджую штат у кількості ____ штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати за посадовими окладами ______ гривень
________ (посада) ________ Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ (підпис)
«___» ________ ____ р. М.П.
Форма — шість граф:
| № з/п | Назва структурного підрозділу та посад | Класифікаційний код посади | Кількість штатних посад | Посадовий оклад (грн) | Фонд заробітної плати на місяць за посадовими окладами (грн) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ____ | ___ | ____ | ____ |
| Усього | — | x | ___ | x | ____ |
Для госпрозрахункових підприємств форму нормативно не затверджено: примітка до форми вказує, що вона «складається органами державного управління та місцевого самоврядування».
Як скласти штатний розпис: порядок дій
Порядок дій для госпрозрахункового роботодавця (у бюджетних установах оплата праці здійснюється за актами Кабміну в межах бюджетних асигнувань згідно з ч. 1 ст. 13 Закону № 108/95-ВР):
- Виписати структуру: підготувати перелік підрозділів і посад у кожному з них.
- Звірити назви посад із Класифікатором професій ДК 003:2010.
- Указати кількість штатних одиниць за кожною посадою.
- Установити посадові оклади (відповідно до ст. 15 Закону № 108/95-ВР).
- Розрахувати фонд заробітної плати на місяць за окладами та занести суму до грифа затвердження.
- Затвердити документ наказом керівника із зазначенням дати введення в дію.
Наказ про затвердження штатного розпису
Штатний розпис затверджує керівник підприємства шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу) (лист Мінсоцполітики № 42/06/186-12).
Приклад оформлення наказу:
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «___»
НАКАЗ
«___» ____________ ____ р. м. ___ № ___
Про затвердження штатного розпису
НАКАЗУЮ:
Затвердити штатний розпис ТОВ «___» у кількості ___ штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати за посадовими окладами ___ гривень.
Ввести штатний розпис у дію з «___» ____________ ____ р.
Директор ___________ (Підпис / Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)
Періодичність затвердження для госпрозрахункових підприємств актами не встановлена: розпис змінюють у разі оновлення структури, посад чи окладів. Назва форми Мінфіну № 57 «Штатний розпис на ___ рік» прив’язана до бюджетного року для бюджетних установ.
Назви посад, оклади й погодження з профспілкою
Назви посад звіряють із Національним класифікатором України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (наказ Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327).
Схеми посадових окладів, надбавки, доплати й премії підприємства встановлюють у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством (ч. 1 ст. 15 Закону «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).
За відсутності колдоговору їх погоджують з виборним органом первинної профспілки (або уповноваженим представником трудового колективу). Сам штатний розпис як окремий документ погоджувати не вимагається — погоджують його зміст у частині оплати праці.
До графи «Посадовий оклад» прив’язана не мінімальна заробітна плата, а прожитковий мінімум. Відповідно до ст. 6 Закону № 108/95-ВР:
«Мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) встановлюється у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, встановлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року».
Мінімальна заробітна плата є гарантією іншого характеру: згідно зі ст. 3-1 Закону № 108/95-ВР не нижчою за неї має бути підсумкова нарахована за місяць зарплата за виконану норму праці, а не безпосередньо оклад у розписі.
Як внести зміни до штатного розпису
Окремої процедури внесення змін законодавство не встановлює: зміни оформлюють так само, як і затвердження — наказом керівника.
Для скорочення посад вимога є прямою: необхідно скласти і затвердити новий штатний розпис (або внести зміни до діючого), вилучивши скорочені посади.
Що зміна штатного розпису означає для працівника
Скорочення чисельності або штату є підставою для розірвання трудового договору за п. 1 ст. 40 КЗпП. Працівника, посаду якого скорочують, попереджають персонально не пізніше ніж за два місяці (ст. 49-2 КЗпП) з урахуванням переважного права на залишення на роботі (ст. 42 КЗпП).
На період воєнного стану ч. 2 ст. 5 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» встановлює, що норми ст. 43 КЗпП (щодо згоди профспілки на звільнення) не застосовуються, крім випадків звільнення працівників, обраних до профспілкових органів.
Штатний розпис школи та дитсадка
Кількість посад у закладах освіти визначають типові штатні нормативи МОН:
| Заклад | Документ | Стан |
|---|---|---|
| Заклади загальної середньої освіти (ЗЗСО) | наказ МОН від 06.12.2010 № 1205 | чинний, редакція від 11.07.2025 |
| Заклади дошкільної освіти (ЗДО) | наказ МОН від 12.06.2025 № 844 | чинний з 1 вересня 2025 року |
| Дошкільні навчальні заклади | наказ МОН від 04.11.2010 № 1055 | втратив чинність 1 вересня 2025 року |
Зразки та розрахунки для ЗДО, які базувалися на наказі № 1055, застаріли — їх необхідно звіряти з новим наказом № 844.
Відповідальність за відсутність штатного розпису
Окремої статті про штраф саме за відсутність штатного розпису КУпАП не містить. Ч. 1 ст. 41 КУпАП передбачає відповідальність за «інші порушення вимог законодавства про працю»: штраф на посадових осіб підприємств та ФОП становить від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Притягнення до відповідальності за цією статтею можливе лише у разі доведення інспектором порушення конкретної норми законодавства про працю. Порушення Порядку № 228 щодо штатних розписів бюджетних установ належать до бюджетного законодавства.
Під час воєнного стану діють обмеження на проведення перевірок відповідно до постанови КМУ від 13.03.2022 № 303.
Фінансові санкції на роботодавця за ст. 265 КЗпП тут не розглядаються: чинну редакцію цієї статті звірити за первинним джерелом не вдалося, тому розмірів штрафів за нею ми не наводимо.
Оклад у штатному розписі: приклад з Injobe
Графу «посадовий оклад» роботодавець заповнює тією сумою, за яку реально закриє посаду. Коли посаду зі штатного розпису потрібно закрити, вакансію розміщують у кабінеті роботодавця Injobe.
Штатний розпис в електронній формі
Спеціальної норми щодо електронного штатного розпису немає. Діє загальне правило ч. 1 ст. 8 Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»:
«Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму».
Згідно з Правилами організації діловодства (наказ Мін’юсту № 1000/5), штатні розписи належать до організаційних документів. Важливо враховувати, що не допускається одночасний обіг одного й того самого документа в електронній та паперовій формах (розд. III гл. 1 п. 2 Правил № 1000/5).
Для підписання електронного штатного розпису використовується кваліфікований або удосконалений електронний підпис чи печатка.
Скільки зберігати штатний розпис
Згідно зі ст. 37 Переліку типових документів (наказ Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5), строки зберігання розрізняються залежно від статусу організації:
| Де зберігається | Яка організація | Строк |
|---|---|---|
| За місцем складення і затвердження | установи, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду | постійно |
| За місцем складення і затвердження | установи, у діяльності яких документи НАФ не створюються | 75 років |
| В інших організаціях | організація, що тримає копію чужого розпису | 3 роки |
Матеріал подає стан законодавства на момент підготовки і має інформаційний характер. Для вирішення конкретних кадрових питань рекомендуємо звертатися по юридичну консультацію або надсилати письмовий запит до Держпраці.
