За результатами досліджень, опублікованих в “Journal of Neuroscience” продуктивність напряму залежить від робочого місця. Наприклад, безлад на столі негативно впливає на концентрацію та інші когнітивні функції нашого мозку. Тому injobe.com підготував для вас поради та інструменти для підвищення продуктивності робочого місця.
1. Організуйте свій робочий простір
- Приберіть зайве: Пам’ятаєте приславуте “порядок на столі - порядок в голові”? Виходить, фраза не позбавлена сенсу. Отже, регулярно прибирайте непотрібні документи, предмети та сміття.
- Систематизуйте речі: “Розкласти все по полицях” - теж знайомий вираз. Використовуйте лотки та полиці для зберігання документів, канцелярського приладдя та інших необхідних речей. Згодом цей навик матиме для вас і ментальну складову.
- Персоаналізуйте простір: Створіть комфортну та надихаючу атмосферу. Журнал “Human Factors” оприлюднив дослідження, згідно яких персоналізація робочого простору може підвищити задоволеність роботою та продуктивність. Отже, додайте елементи, які надихають вас та створюють комфортну атмосферу. Це можуть бути фотографії, рослини або інші символічні для вас речі.
- Забезпечте комфорт: За даними ергономічних досліджень OSHA, зручне крісло, достатнє освітлення та оптимальна температура в приміщенні запобігає фізичному дискомфорту та підвищує продуктивність. Регулярно перевіряйте, чи відповідає робоче місце вашій ергономіці, бо фізичний комфорт безпосередньо впливає на здатність концентруватися.
2. Плануйте свій робочий день
- Складіть список завдань: Якщо ви будете планувати та складати списки завдань, це допоможе зменшити відчуття перевантаженості та підвищить вашу ефективність. На початку дня складіть список завдань, при цьому розставте пріоритети, визначивши найважливіші та найтерміновіші з них.
- Використовуйте техніки тайм-менеджменту:
- Техніка Pomodoro необхідна для покращення концентрації та управління часом. Працюйте інтенсивно протягом 25 хвилин, а потім робіть короткі 5-хвилинні перерви. Після чотирьох таких циклів зробіть довгу перерву (15-30 хвилин).
- Блокування часу допомагає краще контролювати час та уникати багатозадачності, яка за результатами досліджень Американської психологічної асоціації, може знижувати продуктивність. Отже, розбийте робочий день на часові блоки для виконання конкретних завдань. - Використовуйте онлайн-календарі та програми для планування: Це допоможе значно підвищити продуктивність та ефективність командної роботи. Українські IT-фахівці активно використовують та рекомендують ці інструменти для оптимізації робочих процесів. Google Calendar, Trello, Asana або Todoist, допомагають організувати розклад, встановлювати нагадування та відстежувати прогрес виконання завдань.
3. Мінімізуйте відволікаючі фактори
- Вимкніть сповіщення: Дослідження Університету Каліфорнії показують, що постійні сповіщення від електронної пошти та соціальних мереж є одними з основних відволікаючих факторів на робочому місці, що призводить до зниження продуктивності. Тому вимкніть сповіщення на телефоні та комп'ютері, які не є критично важливими для роботи.
- Повідомте колег про необхідність концентрації: Якщо вам потрібно зосередитися на важливій задачі, попросіть колег не турбувати вас протягом певного часу.
- Використовуйте навушники. Для декого виглядатиме досить дивно, але українські офісні працівники часто використовують шумопоглинаючі навушники як ефективний спосіб зосередитися в умовах відкритого простору. Вони допоможуть ізолюватися від зовнішнього шуму. А музика в навушника у деяких людей покращує концентрацію при виконанні рутинних завдань.
- Обмежте час на соціальні мережі: Aдже неконтрольоване використання соціальних мереж на роботі значно знижує продуктивність. Плюс сповіщення з месенджерів, які ми обговорили вище. Тож, виділяйте певний час протягом дня для перевірки соціальних мереж та особистих повідомлень, а не відволікайтеся на них постійно. Українські HR-менеджери часто проводять тренінги щодо ефективного використання робочого часу, включаючи обмеження використання соціальних мереж.
4. Оптимізуйте робочий процес
- Автоматизуйте рутинні завдання: Це може підвищити вашу ефективність та продуктивність. Для цього використовуйте інструменти автоматизації для виконання повторюваних завдань, щоб значно заощадити час та зменшити кількість помилок. Крім того, українські стартапи уже активно розробляють та впроваджують рішення для автоматизації бізнес-процесів.
- Використовуйте гарячі клавіші: Вивчіть гарячі клавіші для програм, якими ви користуєтеся найчастіше, та застосовуйте їх. Це значно прискорить вашу роботу.
- Створіть шаблони для часто використовуваних документів або повідомлень. Так ви не будете витрачати час на їхнє повторне створення.
- Навчіться делегувати: Дослідження, оприлюднені в журналі "Leadership Quarterly" показують, що ефективне делегування може підвищити продуктивність як окремих працівників, так і всієї команди. Якщо у вас є така можливість, делегуйте завдання, які можуть виконати інші члени команди.
5. Використовуйте корисні інструменти та технології
- Менеджери паролів потрібні, щоб швидко авторизуватися на різних сайтах і не витрачати на це зайвий час. Використовуйте менеджери, наприклад, LastPass, 1Password. Окрім швидкості, вони також підвищують безпеку.
- Хмарні сервіси: Щоб спрощувати обмін інформацією з колегами, українські компанії активно переходять на використання хмарних сервісів. Такі як Google Drive, Dropbox, OneDrive. Вони забезпечують доступ до файлів з будь-якого пристрою та оптимізують роботу.
- Програми для нотаток: Evernote, OneNote допомагають організувати думки, ідеї та важливу інформацію.
- Тайм-трекери, такі як Toggl Track, RescueTime чи інші, допомагають відстежувати час, витрачений на різні завдання, та аналізувати вашу продуктивність. Це дозволить вам виявити неефективні витрати часу та оптимізувати робочий процес.
6. Подбайте про своє здоров'я та добробут
- Робіть регулярні перерви. Короткі перерви протягом робочого дня допомагають відновити сили, покращити концентрацію та запобігти вигоранню. Під час перерв намагайтесь робити прості фізичні вправи, або, якщо це можливо, прогулянки. Це збереже та покращить ваше фізичне і ментальне здоров'я.
До речі, радимо ознайомитись з матеріалом - Вигорання при віддаленій роботі: як запобігти та подолати
- Правильно харчуйтеся. Подбайте, щоб ваші обідні перерви були щодня в один і той же час. Здорове харчування надасть вам енергію та покращить роботу мозку.
- Висипайтеся. Дотримуйтеся режиму сну для підвищення працездатності, адже нестача сну негативно впливає на продуктивність та може призвести до помилок. Достатній сон є критично важливим для концентрації та загального самопочуття.
Отже, налаштуйте правильно свій “двигун”, використовуючи поради та інструменти, які підготував для вас injobe.com. Ми підкріпили їх результатами наукових досліджень і, сподіваємось, це допоможе вам створити організоване, комфортне та ефективне робоче середовище, щоб досягати нових висот та отримувати більше задоволення від своєї роботи.
