Коротко
- Чинна форма — типова № П-5 з наказу Держкомстату від 05.12.2008 № 489. Окремої форми «на 2026 рік» не існує.
- Офіційний бланк — додаток до наказу № 489 на сторінці наказу на сайті Держстату (архів 489_2008_5.zip).
- Обов’язок обліку — ч. 2 ст. 30 Закону «Про оплату праці» № 108/95-ВР; він поширюється і на ФОП з найманими працівниками.
- Відповідальність — окремого штрафу «за відсутність табеля» немає, але порушення інших вимог законодавства про працю коштує однієї мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП) — у 2026 році це 8 647 грн (ст. 8 Закону № 4695-IX).
- Далі у статті: усі 30 позначень, порядок заповнення, приклади для сумісника і нічної зміни, строки зберігання.
Яка форма табеля діє у 2026 році
Діє типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 і введена в дію з 1 січня 2009 року. Наказ від 25.12.2009 № 496 виключив з переліку форму П-2, однак форму П-5 він не зачепив.
Табель — це первинний документ у розумінні Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV: саме на його підставі нараховують заробітну плату. Звідси випливають суворі вимоги до реквізитів і строків зберігання.
Форма П-5 є рекомендованою. Держстат у листі від 12.01.2012 № 9/4-10/9 зазначив, що підприємство «має право застосовувати й іншу форму табеля» за умови забезпечення обліку явок та неявок працівників.
Хто зобов’язаний вести табель і хто його заповнює
Пряма норма міститься в ч. 2 ст. 30 Закону «Про оплату праці» № 108/95-ВР:
«Роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи… крім випадків, передбачених законом».
Окремої статті в КЗпП про табель немає, але без нього неможливо підтвердити ані дотримання норми робочого часу (ст. 50, 52 КЗпП), ані правильність підсумованого обліку (ст. 61 КЗпП).
Конкретної посади норма не називає: відповідальну особу роботодавець призначає внутрішнім наказом або описує у відповідному положенні.
ФОП з найманими працівниками веде табель на тих самих підставах: ст. 30 Закону № 108/95-ВР не робить винятків за формою власності, а ст. 41 КУпАП прямо називає ФОП серед суб’єктів відповідальності. Застереження «крім випадків, передбачених законом» було додане Законом від 25.04.2024 № 3680-IX щодо праці домашніх працівників — підприємців це застереження від обліку не звільняє. Якщо у ФОП немає найманих працівників, табель вести не потрібно.
Що містить бланк П-5 і де взяти форму
Бланк має чотири основні частини:
Шапка (назва підприємства, код ЄДРПОУ, структурний підрозділ, звітний місяць).
Список працівників (із зазначенням табельних номерів та посад).
Сітка днів (із кодом та кількістю відпрацьованих/невідпрацьованих годин у клітинці).
Підсумкові дані за кодами.
Офіційний бланк є додатком до наказу № 489 (архів 489_2008_5.zip).
Якщо підприємство розробляє власну форму, вона обов'язково має зберігати реквізити первинного документа відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV:
назва форми (документа);
дата складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру;
посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.
Умовні позначення форми П-5: усі 30 кодів
У клітинці за кожен день ставлять код — літерний або цифровий — і години. Повний перелік із наказу № 489:
| Літерний код | Цифровий код | Що позначає |
|---|---|---|
| Р | 01 | Години роботи, передбачені колдоговором |
| РС | 02 | Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно з законодавством |
| ВЧ | 03 | Вечірні години роботи |
| РН | 04 | Нічні години роботи |
| НУ | 05 | Надурочні години роботи |
| РВ | 06 | Години роботи у вихідні та святкові дні |
| ВД | 07 | Відрядження |
| В | 08 | Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону «Про відпустки») |
| Д | 09 | Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону «Про відпустки») |
| Ч | 10 | Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» |
| ТВ | 11 | Творча відпустка (ст. 16 Закону «Про відпустки») |
| Н | 12 | Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 15-1 Закону «Про відпустки») |
| НБ | 13 | Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (п. 12, 13, 17 ст. 25 Закону «Про відпустки») |
| ДБ | 14 | Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25 крім п. 3, 12, 13, 17 Закону «Про відпустки») |
| ДО | 15 | Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону «Про відпустки») |
| ВП | 16 | Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (ст. 17) та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону «Про відпустки») |
| ДД | 17 | Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (ст. 25 п. 3 Закону «Про відпустки») |
| НА | 18 | Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону «Про відпустки») |
| БЗ | 19 | Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) |
| НД | 20 | Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень) |
| НП | 21 | Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання |
| ІН | 22 | Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.) |
| П | 23 | Простої |
| ПР | 24 | Прогули |
| С | 25 | Масові невиходи на роботу (страйки) |
| ТН | 26 | Оплачувана тимчасова непрацездатність |
| НН | 27 | Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін., підтверджена довідками лікувальних закладів) |
| НЗ | 28 | Неявки з нез’ясованих причин |
| ІВ | 29 | Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами |
| І | 30 | Інші причини неявок |
Примітка: У разі перебування у відрядженні для статистичної звітності обліковують лише робочі дні (лист Держстату № 9/4-10/9).
Як заповнити табель: порядок дій
- Візьміть бланк № П-5 або затверджену на підприємстві власну форму.
Заповніть шапку: назву підприємства, код ЄДРПОУ, підрозділ, звітний місяць.
Внесіть усіх працівників із зазначенням їхніх табельних номерів та посад.
За кожен день місяця проставте відповідне умовне позначення та кількість годин.
Підбийте підсумки: підрахуйте загальну кількість відпрацьованих годин та дні неявок за кожним кодом.
Зберіть необхідні підписи: відповідальної особи, керівника структурного підрозділу та працівника кадрової служби.
Вчасно передайте табель до бухгалтерії.
Табель складають за місяць, а строки його подання фіксують у внутрішньому положенні. Частина підприємств формує його двічі на місяць — за першу половину (для розрахунку авансу) та підсумковий за місяць. Це стала практика, хоч і не є прямою вимогою закону.
Дистанційна робота
Окремого коду для дистанційної роботи форма П-5 не містить. Згідно зі ст. 60-2 КЗпП дистанційний працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, якщо інше не визначено трудовим договором, а загальна тривалість роботи не може перевищувати норм ст. 50 і 51 КЗпП. Тому режим роботи та порядок її обліку обов'язково прописують у трудовому договорі.
Електронний табель
Складати табель в електронному вигляді можна, якщо шаблон містить усі необхідні реквізити первинного документа згідно зі ст. 9 Закону № 996-XIV (прямої заборони законодавство не містить). Експерти радять підписувати електронний документ кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або додатково роздруковувати паперовий примірник.
Що прописати в Положенні про облік робочого часу
Закон не регламентує зміст цього внутрішнього документа, але обов'язковий мінімум включає такі пункти:
Форма обліку: Облік використання робочого часу ведеться за типовою формою № П-5, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 (або за розробленою власною формою).
Відповідальність та строки: Відповідальною за ведення табеля у підрозділі є особа, визначена наказом керівника. Табель за звітний місяць підписують відповідальна особа, керівник підрозділу й кадровик та передають до бухгалтерії в термін, визначений цим Положенням.
Спеціальні режими: Години роботи за внутрішнім сумісництвом обліковуються окремим рядком під окремим табельним номером.
Внутрішній сумісник у табелі
Внутрішній сумісник має два трудові договори на одному підприємстві, тому в табелі його відображають двома окремими рядками з різними табельними номерами.
| Рядок працівника | Таб. № | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Основна посада | 7 | Р 8 | Р 8 | Р 8 | Р 8 | Р 8 |
| За сумісництвом | 8 | Р 4 | Р 4 | Р 4 | Р 4 | Р 4 |
Деякі фахові джерела радять застосовувати код «РС» (02) для годин за сумісництвом. Однак за текстом форми код «РС» позначає неповний робочий день згідно з законодавством, а не сумісництво. Оскільки окремого коду для сумісництва немає, обирайте код відповідно до фактичного режиму роботи в рядку (наприклад, «Р») та закріпіть обраний варіант у Положенні про облік робочого часу.
Змінний графік, підсумований облік і надурочні
Нормальна тривалість робочого часу становить не більше 40 годин на тиждень (ст. 50 КЗпП). Підсумований облік запроваджують там, де цієї тривалості дотриматися неможливо: ст. 61 КЗпП вимагає погодження з профспілкою і встановлює межу — за обліковий період кількість відпрацьованих годин не повинна перевищувати норму.
Години змінної роботи розносять за фактичними датами: зміну, що переходить через північ, розбивають між суміжними добами.
Окремо позначають:
ВЧ (03) — вечірні години;
РН (04) — нічні години (з 22:00 до 06:00, ч. 3 ст. 54 КЗпП);
РВ (06) — години роботи у вихідні та святкові дні;
НУ (05) — надурочні години.
За ч. 1 ст. 54 КЗпП нічна зміна скорочується на годину, крім випадків ч. 2 — коли нічну роботу зрівняно з денною за умовами виробництва. Нижче наведено приклад саме для такого випадку: повна 8-годинна зміна з 20:00 до 04:00, яка розпочалася 1-го числа.
| Дата | Що стоїть у клітинці | Чому так |
|---|---|---|
| 1 число | Р 4, з них РН 2 | 4 години роботи, з них 2 нічні (після 22:00) |
| 2 число | Р 4, з них РН 4 | 4 години роботи, з них усі 4 нічні (до 04:00) |
| Разом за зміну | Р 8, з них РН 6 | зміну розділено між добами, а не записано одним днем |
Облік ведуть наростаючим підсумком з початку облікового періоду. Надурочні визначають як різницю між фактично відпрацьованим часом і нормою годин за період (Наказ Мінпраці від 19.04.2006 № 138).
Згідно зі ст. 106 КЗпП надурочні години при погодинній оплаті оплачують у подвійному розмірі годинної ставки, а при відрядній — виплачують доплату 100 % ставки. Компенсація надурочних робіт відгулом заборонена.
Воєнний стан. Закон України № 2136-IX встановлює такі правила на період дії воєнного стану:
На об’єктах критичної інфраструктури тижнева норма може бути збільшена до 60 годин (ч. 1 ст. 6), а при скороченій тривалості — до 40 годин (ч. 2 ст. 6). Оплата зростає пропорційно збільшенню норми праці (ч. 7 ст. 6).
Щотижневий безперервний відпочинок може бути скорочено до 24 годин (ч. 5 ст. 6). На неповнолітніх ці норми не поширюються (ч. 8 ст. 6).
Норми статей 53 (скорочення роботи напередодні святкових днів) та 73 (святкові й неробочі дні) КЗпП не застосовуються (ч. 6 ст. 6).
За розрахунками експертів, річна норма на 2026 рік при 40-годинному 5-денному робочому тижні становить 2 088 годин (261 робочий день), якщо святкові дні не надаються.
Простій і час в укритті в табелі
Простій позначають кодом «П» (23). Згідно зі ст. 113 КЗпП:
простій не з вини працівника оплачують у розмірі не нижче двох третин тарифної ставки (окладу);
простій з вини працівника не оплачують;
за час простою через виникнення небезпечної виробничої ситуації зберігають середній заробіток.
Повітряна тривога та перебування в укритті
Прямої норми щодо табелювання часу в укритті законодавство не містить. На практиці застосовують два підходи:
Оголошення простою наказом із позначенням у табелі кодом «П» (23).
Табелювання як звичайного відпрацьованого часу.
Експерти рекомендують використовувати другий підхід, оскільки наказ про простій неможливо видати заздалегідь на випадок раптової тривоги. Крім того, якщо працівник має змогу виконувати свої обов'язки в укритті (наприклад, дистанційно з ноутбука), підстав для оголошення простою немає взагалі.
Строки зберігання табеля
Строк зберігання залежить від статусу документа та умов праці на підприємстві (підстава — Перелік типових документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5):
| Що зберігаємо | Строк | Підстава в Переліку № 578/5 |
|---|---|---|
| Звичайні табелі обліку використання робочого часу | 1 рік | стаття «Табелі обліку використання робочого часу» |
| Табель як первинний документ для бухобліку | 5 років | стаття 336 (строк збільшено з 3 до 5 років наказом Мін’юсту від 04.01.2024 № 40/5) |
| Документи ФОП щодо обчислення і сплати податків | 3 роки | п. 1.4 Переліку |
| Табелі працівників на роботах зі шкідливими умовами праці | 75 років | стаття про табелі й наряди на роботах зі шкідливими умовами |
| Табелі постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи | 75 років | стаття про документи постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи |
Якщо на підприємстві є хоча б одне робоче місце зі шкідливими умовами праці, знищувати табелі через 1 рік заборонено. Зазначені строки є мінімальними (п. 1.7 Переліку).
Відповідальність за порушення в обліку робочого часу
Окремого штрафу безпосередньо «за відсутність табеля» немає — застосовують фінансові санкції за порушення законодавства про працю загалом:
Фінансова відповідальність підприємства / ФОП (ст. 265 КЗпП):
1 мінімальна зарплата (у 2026 році — 8 647 грн) за кожне порушення інших вимог законодавства про працю;
2 мінімальні зарплати (17 294 грн) за повторне порушення протягом року.
Примітка: Усунення порушення за приписом інспектора від штрафу за цим абзацом не звільняє (заходи притягнення до відповідальності застосовують одночасно з винесенням припису).
Адміністративна відповідальність посадових осіб та ФОП (ст. 41 КУпАП):
Штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 грн до 1 700 грн).
Кваліфікація «відсутній табель — отже, порушено інші вимоги законодавства про працю» є правовим тлумаченням контролюючих органів. Щоб звести ризики до мінімуму, підприємству необхідно мати два документи, які інспектори Держпраці перевіряють найперше: щомісячний підписаний табель та письмове Положення про облік робочого часу.
Цей матеріал має інформаційно-роз'яснювальний характер і не є індивідуальною юридичною чи податковою консультацією.
Хто веде табель на практиці: вакансії на Injobe
Табель веде відповідальна особа — часто кадровик або HR-менеджер; таку роботу шукають у категорії «Пошук персоналу, HR».
Норму робочих днів і годин на місяць або рік покаже калькулятор робочих днів.
