Коротко
- Хто розробляє: Інструкцію розробляє та затверджує роботодавець, спираючись на кваліфікаційну характеристику професії з Довідника кваліфікаційних характеристик професій (ДКХП).
- Основні розділи: Загальні положення · Завдання та обовʼязки · Повинен знати · Кваліфікаційні вимоги · Спеціалізація (за потреби) · Права · Відповідальність.
- Строки: Строк «15 робочих днів» стосується лише державних службовці категорій «Б» і «В». Для решти роботодавців нормативного строку розроблення немає.
- Ознайомлення: Інструкцію доводять до працівника під розписку, а про його права та обовʼязки інформують до початку роботи (ст. 29 КЗпП).
- Штрафи: Фінансова відповідальність за ст. 265 КЗпП — мінімальна заробітна плата за кожне порушення (8 647 грн з 1 січня 2026 року); за повторне порушення протягом року — подвійний розмір.
- Нижче: Каркас інструкції, порівняльна таблиця «Держслужба / приватний роботодавець», покроковий порядок дій та аналіз штрафів.
Чи обов'язкова посадова інструкція
Кодекс законів про працю (КЗпП) прямого терміна «посадова інструкція» не містить, проте її обовʼязковість випливає із двох нормативних підстав:
Загальні положення Випуску 1 ДКХП (наказ Мінпраці від 29.12.2004 № 336): «Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі» (виняток — керівники, чий правовий статус визначено статутом підприємства).
Стаття 29 КЗпП: до початку роботи роботодавець зобовʼязаний поінформувати працівника про його права та обовʼязки.
Держпраці трактує відсутність посадової інструкції як порушення законодавства про працю, посилаючись на статті 29 і 265 КЗпП та статтю 41 КУпАП.
Існує й альтернативна точка зору: ДКХП затверджено наказом міністерства, а не законом, а обовʼязки працівника можна фіксувати безпосередньо в трудовому договорі. Проте відсутність чітко описаних обовʼязків позбавляє роботодавця документального підтвердження того, які саме завдання мав виконувати працівник у разі виникнення спору.
Структура: які розділи має містити інструкція
Базовий каркас задає кваліфікаційна характеристика з ДКХП: «Завдання та обовʼязки», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та, за потреби, «Спеціалізація». На практиці до них додають ще три розділи.
Посадову інструкцію складають для посад розділів 1–4 Класифікатора професій ДК 003:2010 (керівники, професіонали, фахівці, технічні службовці). Для робітничих професій розробляють робочу інструкцію — обидва документи мають однакову юридичну силу. Назва посади повинна чітко відповідати Класифікатору професій та штатному розпису.
| Розділ | Звідки брати зміст |
|---|---|
| Загальні положення | штатний розпис і структура підприємства |
| Завдання та обовʼязки | ДКХП |
| Повинен знати | ДКХП |
| Кваліфікаційні вимоги | ДКХП |
| Спеціалізація (за потреби) | ДКХП |
| Права | роботодавець у межах КЗпП |
| Відповідальність | роботодавець у межах КЗпП |
Для державних службовців перелік розділів змінювати заборонено, а кількість основних обовʼязків не повинна перевищувати десяти.
Нижче наведено шаблон для приватного роботодавця — заповніть відповідні поля власними даними.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ _________ від _________ № _____
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
(назва посади за ДК 003:2010 і штатним розписом)
1. Загальні положення
Підпорядковується ____________________; призначається на посаду та звільняється з неї наказом ____________________; на час відсутності працівника його обовʼязки виконує ____________________.
2. Завдання та обовʼязки
____________________ (деталізовані завдання з кваліфікаційної характеристики ДКХП із адаптацією під робочі процеси підприємства).
3. Повинен знати
____________________ (нормативні акти, стандарти, методики згідно з ДКХП).
4. Кваліфікаційні вимоги
Освіта ____________________, стаж роботи ____________________ (відповідно до вимог ДКХП за категорією посади).
5. Спеціалізація (за потреби)
____________________ (заповнюється, якщо кваліфікаційна характеристика ДКХП містить цей розділ).
6. Права
Працівник має право на ____________________ (доступ до інформації, право підпису, вимогу належних умов праці тощо).
7. Відповідальність
Працівник несе відповідальність за ____________________ (у межах діючого трудового законодавства).
З посадовою інструкцією ознайомлений(-а):
_________ / _________________________________ / «_» ____________ 20 р.
(підпис) (власне імʼя та прізвище)
Держслужба чи приватний роботодавець: що стосується вас
Поширене порушення — перенесення на приватні підприємства строків і структури з Порядку розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В» (наказ НАДС від 11.09.2019 № 172-19). Цей нормативний акт є чинним, але сфера його застосування чітко обмежена в самій назві документа.
| Питання | Держслужбовці категорій «Б» і «В» | Інші роботодавці |
|---|---|---|
| Строк розроблення | 15 робочих днів з дня видання наказу про зміни до штатного розпису | Нормативно встановленого строку немає |
| Склад розділів | Задано чітко: загальна інформація, мета посади, обовʼязки (до 10), права, зовнішня службова комунікація, спеціальні умови | Затвердженого переліку немає; орієнтир — розділи характеристики ДКХП |
| Хто затверджує | Субʼєкт призначення або керівник державної служби | Роботодавець (або уповноважений ним орган) |
| Ознайомлення | Служба управління персоналом у день призначення чи переведення | Під розписку; про права та обовʼязки — до початку роботи (ст. 29 КЗпП) |
Як скласти інструкцію: порядок дій
- Звірте назву посади з Класифікатором професій ДК 003:2010 та штатним розписом.
Знайдіть відповідну кваліфікаційну характеристику у своєму випуску ДКХП (наприклад, Випуск 1, затверджений наказом № 336, охоплює загальні для всіх галузей професії).
Перенесіть із характеристики перелік обовʼязків, блок «Повинен знати» та кваліфікаційні вимоги, деталізувавши їх під власні робочі процеси.
Додайте розділи «Загальні положення», «Права» та «Відповідальність». Затвердьте документ грифом ЗАТВЕРДЖЕНО з посиланням на відповідний наказ.
Ознайомте працівника з інструкцією під розписку — обовʼязково до початку виконання ним трудових обовʼязків.
Те, що розроблення інструкцій є прямим призначенням Довідника, закріплено в Порядку розроблення кваліфікаційних характеристик (наказ Мінсоцполітики від 31.05.2017 № 918).
Оформлення, затвердження та зберігання
Посадова інструкція належить до організаційно-розпорядчих документів, тому її оформлюють за правилами ДСТУ 4163:2020 (чинний з 01.09.2021). Стандарт установлює 32 реквізити та поширюється у тому числі на електронне діловодство.
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першої сторінки: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва розпорядчого документа в називному відмінку, його дата та номер.
Терміни зберігання: Скасовану (замінену) посадову інструкцію зберігають 5 років після її заміни (ст. 43 Переліку типових документів, затвердженого наказом Мінʼюсту від 12.04.2012 № 578/5). Чинна інструкція зберігається в поточному діловодстві підприємства.
Перед друком бланка звіряйтеся з офіційним текстом ДСТУ 4163:2020.
Як змінити обов'язки працівника
Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП). Тому будь-які нові обовʼязки спочатку вносять до посадової інструкції.
Якщо зміни торкаються істотних умов праці (найменування посади, суміщення професій, режим роботи, система чи розмір оплати праці), працівника письмово попереджають не пізніше ніж за два місяці (ст. 32 КЗпП). Якщо працівник не згоден з новими умовами, а зберегти попередні неможливо, трудовий договір припиняється. Переведення на іншу роботу дозволяється лише за згодою працівника (за винятком випадків, передбачених ст. 33 КЗпП).
Приклад письмового повідомлення:
«Повідомляємо, що з «_» ____________ 20 року змінюються істотні умови вашої праці, а саме: ________________________.
Підстава: ________________________.
У разі вашої незгоди з продовженням роботи в нових умовах трудовий договір буде припинено на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП України».
Особливості під час воєнного стану
Під час дії воєнного стану застосовують ч. 1 ст. 3 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»:
Роботодавець має право перевести працівника на роботу, не обумовлену трудовим договором, без його згоди, якщо вона не протипоказана за станом здоровʼя та потрібна для відвернення чи ліквідації наслідків бойових дій або інших загрожувальних обставин.
Заборонено переведення в місцевість, де тривають активні бойові дії.
Оплата праці — не нижче середньої заробітної плати за попередньою роботою.
Про зміну істотних умов праці працівника повідомляють до їх запровадження (двомісячний строк попередження під час воєнного стану не застосовується).
Додатково доручені обовʼязки за іншою посадою оформлюють як суміщення або сумісництво, а фактичне навантаження фіксують у табелі обліку робочого часу.
Відповідальність працівника і роботодавця
За порушення трудової дисципліни до працівника можна застосувати лише догану або звільнення (ст. 147 КЗпП). Звільнити за систематичне невиконання обовʼязків (п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП) можна лише за умови, що до працівника раніше вже застосовувалися заходи дисциплінарного стягнення, а самі обовʼязки були зафіксовані в документі, з яким працівник ознайомлений під підпис.
| Підстава | На кого | Розмір |
|---|---|---|
| ч. 1 ст. 41 КУпАП | Посадові особи підприємств, установ, організацій та ФОП | Від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510–1 700 грн) |
| ч. 2 ст. 265 КЗпП (порушення інших вимог трудового законодавства) | Роботодавець (юридична особа або ФОП) | 1 мінімальна зарплата за кожне порушення (8 647 грн з 01.01.2026 згідно зі ст. 8 Закону № 4695-IX). За повторне порушення протягом року — подвійний розмір. Розрахунок робиться за розміром МЗП на момент виявлення |
Обидві норми визначають відповідальність за порушення законодавства про працю загалом. Кваліфікація відсутності посадової інструкції як такого порушення ґрунтується на офіційній позиції Держпраці. Джерела, де фінансовим штрафом називають лише 510–1 700 грн, спираються на застарілі розʼяснення 2019 року.
Відповідальний за військовий облік: вимоги Порядку № 1487
Порядок організації та ведення військового обліку (постанова КМУ від 30.12.2022 № 1487) окремих вимог до посадової інструкції відповідального за військовий облік не містить. Документ складають за загальними правилами, зважаючи на такі норми Порядку:
| Кількість військовозобовʼязаних на обліку | Що вимагає Порядок |
|---|---|
| Менше 500 осіб | Обовʼязки покладають на працівника служби персоналу з доплатою до 50 % посадового окладу (п. 10) |
| 501–2000 / 2001–4000 / 4001–7000 осіб | Вводиться відповідно 1, 2 або 3 окремі відповідальні особи (п. 9) |
Посадові оклади таких працівників установлюють на рівні окладів працівників служби персоналу (п. 12). Про призначення або звільнення відповідальних осіб роботодавець зобовʼязаний повідомити відповідний ТЦК та СП у семиденний строк (п. 13).
Кадрові вакансії на Injobe
На Injobe відкрито 37 активних вакансій за всіма напрямами, з них 16 віддалених — 43,2% усіх вакансій сайту. Кадрові ролі зібрані окремо в рубриці «Пошук персоналу, HR».
